TEKNIK LOBBY DAN NEGOSIASI

TEKNIK LOBBY DAN NEGOSIASI

Oleh: Mukhammad Aqil Muzakki*

Teknik Negosiasi Untuk Sukses

Seringkali orang awam akan menangkap kesan bahwa negosiasi merupakan istilah lain untuk mengatakan “keterlibatan dalam konflik”. Namun menurut Oxford Dictionary negosiasi didefinisikan sebagai: “pembicaran dengan orang lain dengan maksud untuk mencapai kompromi atau kesepakatan, untuk mengatur atau mengemukakan.” Istilah-istilah lain kerap digunakan pada proses ini seperti: pertawaran, tawar-menawar, perundingan, perantaraan atau barter.

Dengan kata lain negosiasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu keadaan yang dapat diterima kedua belah pihak. Negosiasi diperlukan ketika kepentingan seseorang atau suatu kelompok tergantung pada perbuatan orang atau kelompok lain yang juga memiliki kepentingan-kepentingan tersebut harus dicapai dengan jalan mengadakan kerjasama. Negosiasi adalah pertemuan antara du pihak dengan tujuan mencapai kesepakatan atas pokok-pokok masalah yang :

1. Penting dalam pandangan kedua belah pihak
2. Dapat menimbulkan konflik di antara kedua belah pihak
3. Membutuhkan kerjasama kedua belah pihak untuk mencapainya.

Dalam konteks bisnis/ kerja, negosiasi terjadi secara ajeg antara:

1. Majikan dan karyawan [upah, fasilitas]
2. Duta penjualan dengan pembeli di seputar harga dan kontrak
3. Departemen sehubungan dengan alokasi sumber daya

Negosiasi tidaklah untuk mencari pemenang dan pecundang; dalam setiap negosiasi terdapat kesempatan untuk menggunakan kemampuan sosial dan komunikasi efektif dan kreatif untuk membawa kedua belah pihak ke arah hasil yang positif bagi kepentingan bersama. Berdasarkan uraian singkat di atas, bisa dikatakan bahwa negosiasi memiliki sejumlah karakteristik

utama, yaitu:

1. Senantiasa melibatkan orang – baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok;
2. Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu –baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter);
3. Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi;
4. Ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat.
5. Hampir selalu berbentuk tatap-muka –yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah;
6. Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi;

Teknik loby

Walau mengandung konflik, lobby atau negosiasi sejatinya merupakan cara yang paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan. Dengan mengembangkan kemampuan lobby dan negosiasi, setiap pihak bisa mendapatkan apa yang dibutuhkannya tanpa harus melakukan cara-cara ekstrim, seperti perang, pemaksaan, atau perebutan. Secara umum, suatu proses lobby atau negosiasi akan menghasilkan 4 kemungkinan:

1. Kuadran Kalah-kalah (Menghindari konflik). Kuadran keempat ini menjelaskan cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Atau bisa berarti bahwa kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut. Kita tidak memaksakan keinginan kita dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain. Cara ini sebetulnya hanya bisa kita lakukan untuk potensi konflik yang ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban dalam pikiran atau kehidupan kita, sebaiknya memang setiap potensi konflik harus dapat segera diselesaikan
2. Kuadran Menang-kalah (Persaingan). Kuadran kedua ini memastikan bahwa kita memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Biasanya kita menggunakan kekuasaan atau pengaruh kita untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut kita yang keluar sebagai pemenangnya. Biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak. Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.
3. Kuadran Kalah-menang (Mengakomodasi). Agak berbeda dengan kuadran kedua, kuadran ketiga yaitu kita kalah – mereka menang ini berarti kita berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini kita gunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari konflik tersebut atau menciptakan perdamaian yang kita inginkan. Mengalah dalam hal ini bukan berarti kita kalah, tetapi kita menciptakan suasana untuk memungkinkan penyelesaian yang paripurna terhadap konflik yang timbul antara kedua pihak. Mengalah memiliki esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk juga mau mengakomodasi kepentingan kita sehingga selanjutnya kita bersama bisa menuju ke kuadran pertama.
4. Menang-menang (Kolaborasi). Kuadran pertama ini disebut dengan gaya manajemen kolaborasi atau bekerja sama. Tujuan kita adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama lainnya. Proses ini memerlukan komitmen yang besar dari kedua pihak untuk menyelesaikannya dan dapat menumbuhkan hubungan jangka panjang yang kokoh. Secara sederhana proses ini dapat dijelaskan bahwa masing-masing pihak memahami dengan sepenuhnya keinginan atau tuntutan pihak lainnya dan berusaha dengan penuh komitmen untuk mencari titik temu kedua kepentingan tersebut.

Pentingnya Sikap Terhadap Perselisihan Dan Konflik

Negosiator yang berhasil memiliki sikap yang positif. Mereka dapat memandang konflik sebagai sesuatu yang normal dan konstruktif. Ketrampilan yang mereka gunakan untuk memecahkan konflik bukanlah “sulap”. Ketrampilan tsb dapat dipelajari. Sikap kita selalu penting, dan ini terutama berlaku dalam bernegosiasi. SIKAP mempengaruhi sasaran kita, dan sasaran mengendalikan cara orang bernegosiasi. Cara kita bernegosiasi menentukan hasilnya.

Mengembangkan Filosofi Sama-Sama Menang Dalam Negosiasi

Masing-masing pihak di dalam suatu negosiasi tentu ingin menang. Negosiasi yang berhasil berakhir dengan sesuatu yang dibutuhkan oleh kedua pihak. Setiap kali seorang negosiator mengancangi suatu situasi pertawaran dengan gagasan, “ Saya harus menang, dan benar-benar tidak peduli tentang pihak lawan”, maka bencana pun sudah diambang pintu. Konsep negosiasi sama-sama menang tidak sekadar didasarkan pada pertimbangan etika. Pihak yang mengakhiri suatu negosiasi dengan perasaan bahwa ia telah tertipu mungkin berusaha membalas dendam belakangan.

Negosiasi sama-sama menang secara sederhana adalah “bisnis yang baik”. Ketika pihak-pihak yang berkepentingan di dalam suatu perjanjian merasa puas dengan hasilnya, mereka akan berusaha membuat perjanjian itu berhasil, tidak sebaliknya. Mereka pun akan bersedia untuk bekerja sama satu sama lain pada masa datang. Barangkali anda bertanya, “Bagaimana saya bisa menang di dalam suatu negosiasi bila saya membolehkan pihak lawan juga memenuhi kebutuhan mereka?”. Jawaban pertanyaan ini terletak pada kenyataan bahwa orang yang berbeda mempunyai kebutuhan yang berbeda.

Bagi sebagian orang, kata kompromi mempunyai maknayang negatif. Bagi yang lain, kata ini menggambarkan prinsip beri/ terima yang perlu dalam kehidupan sehari-hari. Umumnya tidak mungkin untuk mendapatkan sesuatu secara gratis – tampaknya selalu ada harga atau konsesi yang harus dibuat untuk menerima apa yang anda inginkan. Kata kompromi secara sederhana berarti membuat dan/ atau menerima konsesi [kelonggaran]. Keberhasilan negosiasi pada intinya dapat ditingkatkan dengan sudut pandang pendekatan yang tepat. Bagian-bagian berikut memberikan tuntunan yang memadai di bawah sub-sub judul :

a) Pokok masalah yang dinegosiasikan

Waspadai adanya beberapa konteks dimana negosiasi tidak tepat untuk diadakan :

1. Menegosiasikan syarat-syarat perdagangan yang telah ditentukan oleh perusahaan dengan aturan yang tegas
2. Menegosiasikan pokok-pokok yang mengabaikan peraturan mengenai diskriminasi ras, jenis kelamin, atau diskriminasi lainnya.
3. Menegosiasikan prosedur dan tata-tertib perusahaan
4. Menegosiasikan keputusan perusahaan yang telah diumumkan.
5. Mengadakan negosiasi ketika semua pihak tidak hadir

b) Persiapan negosiasi

Setelah memastikan persoalan yang dapat Anda negosiasikan, maka selanjutnya adalah menentukkan apa yang Anda ingin capai, dan dengan siapa, pada setiap tahap negosiasi. Kenalilah tujuan-tujuan Anda, faktor-faktor yang sangat penting, dan hal-hal yang dapat Anda relakan dalam kondisi tertentu. Hanya setelah Anda menentukkan sasaran Anda, maka dapat dimulai mempersiapkan negosiasi. Dengan waktu yang Anda miliki, usahakanlah untuk mengetahui sebanyak-banyaknya tentang pihak lain :

1. Apakah dia independen atau bagian dari suatu tim?
2. Apakah dia memiliki wewenang untuk membuat keputusan tanpa harus mengadakan rujukan balik?
3. Jenis orang seperti apakah dia?
4. Bagaimana tingkat pengalamannya sebagai seorang negosiator?
5. Jenis pendekatan apa yang mungkin digunakan untuk mencapai hasil terbaik?
6. Apakah kepentingan-kepentingannya, dan dengan urutan prioritas yang bagaimana?
7. Perilaku seperti apa yang dapat Anda harapkan dari orang tersebut?

c) Mencapai suasana yang tepat

Suasana diciptakan dalam waktu yang sangat singkat : beberapa detik atau menit. Suasana dipengaruhi oleh hubungan antara pihak-pihak pada waktu lampau, harapan mereka saat ini, sikap persepsi, dan keahlian yang mereka miliki dalam bernegosiasi. Suasana dipengaruhi oleh konteksi pertemuan, lokasi, penataan tempat duduk, tingkat formalitas, penataan ‘domestik’. Pada periode ice-breaking, Anda hendaknya berupaya untuk menciptakan suasana yang hangat, bersahabat, penuh kerja sama, dan praktis. Komunikasi verbal maupun non verbal [spt kontak mata] yang bersahabat dapat membantu menciptakan kondisi yang membuat orang-orang termotivasi untuk bekerja sama ; demikian pula sebalinya.

d) Taktik-Taktik Negosiasi

Negosiator yang berpengalaman akan mencari kerjasama dalam topik-topik yang netral; negosiator yang mencari kekuasaan, akan berusaha untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan Anda, serta prioritas dan perhatian Anda. Setelah menentukan tujuan-tujuan Anda, strategi dan kekuatan relatif tawar menawar Anda, pendekatan apa yang Anda ingin gunakan dalam proses negosiasi? Taktik-taktik apa yang akan Anda gunakan?

1. Apakah Anda membuka dengan mengajukan permintaan-permintaan Anda terlebih dahulu atau belakangan?
2. Bagaimana Anda mengambil inisiatif?

1. dengan bersiteguh atau tidak mau berkompromi?
2. Dengan mengajukan argumen yang kuat, bersungguh-sungguh untuk mencapai hasil yang adil?

3. Rencana cadangan apa yang Anda miliki untuk menghadapi hal-hal yang tidak diharapkan? Menghentikan negosiasi? Kembali pada unsur pokok untuk mendapatkan tuntunan? Menyetujui, tetapi kemudian tidak menepati kesepakatan tersebut? Apakah konsekuensi dari setiap tindakan ini dalam jangka pendek/ dalam jangka panjang, dalam kaitan dengan kredibilitas Anda dan kekuatan tawar menawar pihak lain?
4. Apakah yang Anda ketahui mengenai individu-individu dalam tim lain? Kekuatan dan kelemahan mereka? Kepribadian mereka? Apakah mereka memilih gaya tertentu yang dapat Anda serang?
5. Bagaimana kemahiran mereka dalam menggertak? Bagaimana dengan kemahiran Anda sendiri? Apakah gertakan merupakan taktik yang bermanfaat dalam situasi tertentu?
6. Apakah Anda yakin dapat membedakan antara fakta, opini, asumsi, dan rumor? Akankah pihak lain menerima fakta-fakta yang Anda miliki?
7. Bagaimana Anda dapat menjual keuntungan-keuntungan proposal Anda dengan sebaik-baiknya?
8. Bagaimana Anda dapat menjelaskan dengan sebaik-baiknya konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan apabila pihak lain menolak usul Anda?
9. Bagaimana Anda menangani kelemahan proposal/ argumen Anda?
10. Apakah argumen Anda masuk akal / logis, atau lebih bersifat emosional? Atau di antara keduanya? Dimana Anda dapat menggunakan salah satu argumen di atas dengan sebaik-baiknya.
11. Kapan saat terbaik untuk mengajukan proposal Anda? Bagaimana agar Anda dapat menggunakan waktu yang tersedia dengan sebaik-baiknya?
12. Dimana Anda ingin negosiasi tersebut diadakan? Dikandang sendiri? Di kandang mereka [lawan]? Di tempat netral?
13. Siapakah yang Anda inginkan untuk memimpin pertemuan? Anda atau mereka?
14. Bagaimana seharusnya tingkat realitas permintaan pertama Anda? Anda ingin mengajukan suatu permintaan pembukaan? atau menggunakan pendekatan problem solving ?
15. Pada tahap apa sebaiknya Anda memberikan informasi? atau menahannya?
16. Apakah Anda memiliki kemampuan teknis/ know how dalam menegosiasikan pokok-pokok persoalan secara efektif? di mana Anda dapat memperoleh dukungan dalam bidang tersebut, jika perlu?
17. Apakah Anda memiliki kemampuan sosial dalam mengelola hubungan Anda dengan pihak lain?

Berkali-kali laporan media massa dipenuhi dengan berita-berita emosional, seperti negosiasi mengalami ‘jalan buntu’/ deadlock , tuntutan-tuntutan, walk-out, dsb. Situasi-situasi semacam itu sebagian besar terjadi karena pihak-pihak yang bernegosiasi bersikeras menyatakan dan mempertahankan posisi mereka, jelas, dalam situasi demikian negosiasi sama sekali tidak akan mencapai kemajuan. Pendirian ini lebih sering disertai kepentingan pihak-pihak yang dilalaikan, dengan hasil kesepakatan akhir yang tidak memuaskan pihak manapun. Oleh karena itu, golden rule dalam bernegosiasi adalah selalu menegosiasikan kepentingan bukan pendirian [position]; jangan mengambil suatu pendirian kecuali jika hal itu bermanfaat bagi kepentingan-kepentingan tsb. Bukan tujuan-tujuan pribadi anda dalam negosiasi – Anda adalah seorang duta bukan seorang individu.

e) Gaya-gaya negosiasi

Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi, yaitu arah dan kekuatan.

1) Arah berbicara tentang cara kita menangani informasi.

1. Mendorong [push] : memberi informasi, mengajukan usul, melalaikan kontribusi orang lain, mengkritik, bertindak sebagai pengganggu – semua taktik yang berlaku tergantung sifat dan konteks negosiasi.
2. Menarik [pull] : mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi, meminta saran, memastikan pemahaman, meminta kejelasan, menyatakan perasaan kita.

2) Kekuatan berbicara tentang keluwesan kita untuk beranjak dari kedudukan kita yang

semula.

1. Bersikap keras : kita ingin menang berapapun harganya, tidak akan mengalah atau mundur, tidak akan menerima tawaran apapun. Kita mengejar sasaran yang tinggi
2. Bersikap lunak : kita mengalah, ragu-ragu, sulit untuk berkata tidak, menyesuaikan diri –sasaran yang kita kejar rendah. Kita dapat mengambil sikap keras dalam beberapa persoalan dan bersikap lunak dalam persoalan-persoalan yang lain : hal ini memberikan petunjuk jelas mengenai hasil yang menjadi prioritas.

f) Mencari penyelesaian

Dalam mencari penyelesaian, tujuan Anda hendaknya agar kedua pihak memperoleh kemenangan, atau seburuk-buruknya dinyatakan seri. Analogi berikut ini adalah contoh pilihan-pilihannya.

1. KALAH/ KALAH Singkirkan kue tsb agar tidak satu pihakpun mendapatkannya.
2. MENANG/ KALAH Berikan kue tsb kepada salah satu pihak atau iris dengan tidak sama rata.
3. SERI Iris kue tsb tepat di tengah-tengah
4. MENANG/ MENANG Buat dua buah kue atau buat kue yang jauh lebih besar.

Temukan dulu kepentingan yang sama, baru kemudian mencari kepentingan yang saling bersaing dengan metode berikut :

1. Ciptakan suasana yang memampukan kedua pihak untuk sebanyak mungkin mengemukakan buah pikiran yang relevan bagia suatu pemecahan.
2. Hindari penilaian dini sehingga semua buah pikiran telah dikemukakan.
3. Pusatkan perhatian pada masalah, bukan pada pribadi yang terlibat.
4. Ketahui apa yang hendak Anda capai.
5. Jangang menanggapi pertanyaan-pertanyaan retoris yang dimanfaatkan untuk mendukung kedudukan, bukan untuk mengemukakan kepentingan.

g) Situasi fall back

Sering terjadi dalam negosiasi pihak-pihak yang terlibat tidak mencapai kemajuan dalam negosiasi, betapapun besar keinginan kedua pihak untuk mencapai suatu solusi. Maka Anda perlu mempersiapkan dan menerapkan BATNA [suatu situasi dimana Anda berada dalam posisi harus mencapai kesepakatan, dan mitra Anda menyadari hal tsb]. BATNA = BEST ALTERNATIF TO A NEGOSIATED AGREEMENT atau Alternatif Terbaik untuk Mencapai Kesepakatan melalui Negosiasi [Fisher dan Urg, Getting to Yes, Hutchinson]. Dengan adanya BATNA, anda mungkin tertolong untuk meneruskan negosiasi secara felksibel yaitu :

1. Mengetahui alternatif terbaik dari kegagalan mencapai kepentingan utama Anda.
2. Memperkirakan nilai BATNA Anda dalam hubungan dengan tawaran terbaik yang ada.
3. Contoh : Dalam negosiasi harga dengan seorang pembeli, Anda disiapkan [dan diijinkan] untuk memberikan rabat hingga 20 % harga yang ditawarkan. Anda membuka penjualan dengan rabat 10 %, yang segera ditolak, dan ditawar 30 %. Sebenarnya, pihak lain bersedia menerima 10 %, namun Anda tidak mengetahui hal itu. Di sini terjadi tumpang tindih posisi fall back, jadi hasil optimal jatuh dalam taksiran realistis kedua pihak mengenai kesepakatan yang dapat dicapai dan hasil antara 15 % hingga 20 % dapat disepakati.Besar rabat yang akhirnya disepakati tergantung pada :
4. Kelihaian penjual maupun pembeli dalam bernegosiasi
5. Berapa banyak yang dibutuhkan penjual untuk melepaskan penjualan.
6. Tingkat desakan kebutuhan pembeli terhadap barang tsb. Menaksir posisi fall back

h) Perilaku dalam negosiasi

Dalam negosiasi seringkali kita berhadapan dengan dengan orang-orang yang lebih suka mempertahankan pendirian yang kaku, dengan gaya garis keras, tanpa menyadari adanya alternatif yang lebih efektif. Jika hal ini terjadi, petunjuk berikut perlu Anda perhatikan :

1. Pertahankan pendekatan yang sopan dan profesional
2. Jangan membalas perilaku yang tidak menyenangkan
3. Terus menegosiasikan kepentingan Anda, sambil bertanya tentang alasan pendirian mereka dan cobalah untuk memperlihatkan kelemahan pendirian mereka dengan diskusi yang logis dan masuk akal.
4. Mintalah pandangan dan kritikan terhadap pendirian Anda, sarankan lawan Anda untuk mencoba melihat situasi dari sudut pandang Anda.
5. Pusatkan pada permasalahan yang sedang dibahas
6. Jangan tanggapi serangan yang bersifat pribadi dan tidak masuk akal dengan tetap berdiam diri.
7. Mintalah kriteria, alasan-alasan, data-data pendukung, kesimpulan atau petunjuk yang obyektif.
8. Perlihatkan antusiasme Anda untuk suatu solusi yang adil dan ungkapkan kembali kesediaan Anda untuk mencapai dan menyetujui kriteria yang obyektif.
9. Perhatikan tanda-tanda adanya kerjasama dan beri dukungan, sambutan, pujian, dan kepastian bahwa kerjasama akan menjadi pusat perhatian Anda.
10. Secara periodik buatlah ringkasan bidang-bidang yang telah mencapai kesepakatan, dengan memperlihatkan antusiasme Anda pada langkah-langkah yang telah berhasil membawa kesepakatan.
11. Jangan menanggapi trik-trik berikut :

• Serangan terhadap pribadi, nama orang, dll
• Komentar-komentar yang menyesatkan, rumor, dan kebenaran yang tidak utuh.
• Pertanyaan-pertanyaan retoris
• Hal-hal yang menyerempet bahaya
• Tuntutan yang tinggi dan mustahil
• Sarkasme
• Upaya-upaya untuk membuat Anda stress
• Diperkenalkannya pada menit terakhir orang baru yang berwenang membuat keputusan, setelah sebelumnya Anda mendapat penjelasan bahwa Anda tengah bernegosiasi dengan pembuat keputusan.

12. Jika semua upaya gagal, bersiaplah untuk menunda diskusi. Gunakan waktu penundaaan untuk:

§  Menurunkan ketegangan

§  Mempelajari kembali pokok-pokok yang telah disetujui dan item-item yang belum dibahas

§  Mempelajari kembali situasi negosiasi

§  Mengamati lebih lanjut mitra negosiasi Anda.

§  Mencari persetujuan atau otorisasi lebih lanjut yang mungkin Anda butuhkan.

§   

j) Mengakhiri Negosiasi

Untuk memantau perkembangan negosiasi, hal-hal berikut perlu diperhatikan

• Apakah semua pihak memahami dengan jelas apa yang telah disepakati?
• Apakah semua pihak berkomitmen terhadap kesepakatan tsb?
• Apakah diperlukan pertemuan lain untuk membahas pokok-pokok yang kecil [atau yang besar? kapan?
• Bagaimana perasaan kedua pihak terhadap kesepakatan yang telah dibuat? Apakah dirasa adil?
• Apakah kita puas? Apakah justru kita saling mengecam? Saling mempertahankan pendirian ? kecewa?

Tahapan-tahapan Negosiasi

Pada dasarnya negosiasi adalah cara bagaimana kita mengenali, mengelola dan mengendalikan emosi kita dan emosi pihak lain. Di sinilah seringkali banyak di antara kita tidak menyadari bahwa negosiasi sebenarnya lebih banyak melibatkan apa yang ada di dalam hati atau jiwa seseorang. Ini seperti gambaran sebuah gunung es, di mana puncak yang kelihatan merupakan hal-hal yang formal, tuntutan yang dinyatakan dengan jelas, kebijakan atau prosedur perusahaan, maupun hubungan atau relasi bisnis yang didasarkan pada hitungan untung rugi.

Sedangkan yang sering dilupakan dalam proses negosiasi adalah hal-hal yang tidak kelihatan, seperti misalnya hasrat, keinginan, perasaan, nilai-nilai maupun keyakinan yang dianut oleh individual yang terlibat dalam konflik atau yang terlibat dalam proses negosiasi. Hal-hal yang di dalam inilah justru seringkali menjadi kunci terciptanya negosiasi yang sukses dan efektif. Negosiasi sebenarnya melibatkan tiga hal pokok yang kami sebut sebagai Negotiation Triangle, yaitu terdiri dari HEART (yaitu karakter atau apa yang ada di dalam kita yang menjadi dasar dalam kita melakukan negosiasi), HEAD (yaitu metoda atau teknik-teknik yang kita gunakan dalam melakukan negosiasi), HANDS (yaitu kebiasaan-kebiasaan dan perilaku kita dalam melakukan negosiasi yang semakin menunjukkan jam terbang kita menuju keunggulan atau keahlian dalam bernegosiasi).

Jadi sebenarnya tidaklah cukup melakukan negosiasi hanya berdasarkan hal-hal formal, kebijakan dan prosedur, atau teknik-teknik dalam negosiasi. Justru kita perlu menggunakan ketiga komponen tersebut yaitu: karakter, metoda dan perilaku. Dalam banyak hal, negosiasi justru tidak terselesaikan di meja perundingan atau meja rapat formal, tetapi justru dalam suasana yang lebih informal dan relaks, di mana kedua pihak berbicara dengan hati dan memanfaatkan sisi kemanusiaan pihak lainnya. Karena pada dasarnya selain hal-hal formal yang ada dalam proses negosiasi, setiap manusia memiliki keinginan, hasrat, perasaan, nilai-nilai dan keyakinan yang menjadi dasar bagi setiap langkah pengambilan keputusan yang dilakukannya.­

Langkah-langkah bernegosiasi

Persiapan. Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan. Tahap ini sangat penting karena persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus kita lakukan dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini harus jelas dan terukur, sehingga kita bisa membangun ruang untuk bernegosiasi. Tanpa tujuan yang terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk melakukan tawar-menawar atau berkompromi dengan pihak lainnya.

Kedua, kenali karakter dan latar belakang lawan negosiasi kita. Gali informasi sebanyak mungkin mengenai siapa dia/mereka, kekuatan dan kelemahannya, apa tujuan atau kepentingannya. Tujuan yang jelas dan terukur disertai pengetahuan atas lawan negosiasi akan memudahkan kita menyusun elemen ketiga, yaitu beberapa alternatif skenario. Menyusun alternatif ini penting dilakukan agar kita selalu tanggap menghadapi berbagai kemungkinan situasi. Dalam hal ini, menyangkut juga apa tawaran maksimum dan minimum yang bisa kita berikan sesuai tujuan kita. Hal terakhir yang tak kalah pentingnya adalah kesiapan mental kita. Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang paling mudah adalah dengan melakukan relaksasi. Bagi kita yang menguasai teknik pemrograman kembali bawah sadar (subconscious reprogramming) kita dapat melakukan latihan negosiasi dalam pikiran bawah sadar kita, sehingga setelah melakukannya berkali-kali secara mental, kita menjadi lebih siap dan percaya diri.

Pembukaan. Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita harus mampu menciptakan atmosfir atau suasana yang tepat sebelum proses negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan dari tujuan kita melakukan negosiasi. Ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: pleasant (menyenangkan), assertive (tegas, tidak plin-plan), dan firm (teguh dalam pendirian). Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan dalam mengawali sebuah negosiasi, sehingga hal tersebut akan memberikan perasaan nyaman dan terbuka bagi kedua pihak. Berikut ada beberapa tips dalam mengawali sebuah negosiasi:

a.    Jangan memegang apa pun di tangan kanan anda ketika memasuki ruangan negosiasi;

b.    Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu;

c.    Jabat tangan dengan tegas dan singkat;

d.    Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali pembicaraan.

Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan membangun common ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak dan dapat dijadikan landasan bahwa pada dasarnya selain memiliki perbedaan, kedua pihak memiliki beberapa kesamaan yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya.

Memulai proses negosiasi. Langkah pertama dalam memulai proses negosiasi adalah menyampaikan (proposing) apa yang menjadi keinginan atau tuntutan kita. Yang perlu diperhatikan dalam proses penyampaian tujuan kita tersebut adalah:

a.    Tunggu saat yang tepat bagi kedua pihak untuk memulai pembicaraan pada materi pokok negosiasi;

b.    Sampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan pihak anda secara jelas, singkat dan penuh percaya diri;

c.     Tekankan bahwa anda atau organisasi anda berkeinginan untuk mencapai suatu kesepakatan dengan mereka;

d.    Sediakan ruang untuk manuver atau tawar-menawar dalam negosiasi, jangan membuat hanya dua pilihan ya atau tidak;

e.    Sampaikan bahwa ”jika anda memberi kami itu, kami akan memberi anda ini– if you’ll give us this, we’ll give you that.” Sehingga mereka mengerti dengan jelas apa yang harus mereka berikan sebagai kompensasi dari apa yang akan kita berikan.

f.      Hal kedua dalam tahap permulaan proses negosiasi adalah mendengarkan dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi tuntutan pihak lain. Mendengar dengan efektif memerlukan kebiasaan dan teknik-teknik tertentu. Seperti misalnya bagaimana mengartikan gerakan tubuh dan ekspresi wajah pembicara. Usahakan selalu membangun kontak mata dengan pembicara dan kita berada dalam kondisi yang relaks namun penuh perhatian.

Zona Tawar Menawar (The Bargaining Zone). Dalam proses inti dari negosiasi, yaitu proses tawar menawar, kita perlu mengetahui apa itu The Bargaining Zone (TBZ). TBZ adalah suatu wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran pihak penjual (Seller’s Opening Price) dan Tawaran awal oleh pembeli (Buyer’s Opening Offer). Di antara kedua titik tersebut terdapat Buyer’s Ideal Offer, Buyer’s Realistic Price dan Buyer’s Highest Price pada sisi pembeli dan Seller’s Ideal Price, Seller’s Realistic Price dan Seller’s Lowest Price pada sisi pembeli. Kesepakatan kedua belah pihak yang paling baik adalah terjadi di dalam wilayah yang disebut Final Offer Zone yang dibatasi oleh Seller’s Realistic Price dan Buyer’s Realistic Price. Biasanya kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu overlap antara pembeli dan penjual dalam wilayah Final Offer Zone. Menurut G. Richards Shell, ada tiga macam tipe negosiator dalam etika penawaran yaitu: Poker school, Idealist School, dan Pragmatist School.

The “It’s a Game” Poker School

• Orang yang mempunyai pandangan poker school memandang bahwa negosiasi adalah sebuah permainan dengan aturan pasti. Bertindak sesuai aturan dianggap etis sedangkan apabila bertindak sebaliknya dianggap tidak etis
• Orang yang berpandangan tersebut terkadang mengijinkan cara – cara curang dalam memenangkan negosiasi asal cara – cara tersebut tidak melanggar aturan yang telah ditetapkan.
• Orang yang memiliki pandangan “poker school” memiliki tiga masalah pokok yaitu: (1) Mereka beranggapan bahwa penawaran dengan cara mengancam adalah sebuah permainan (2) Semua orang dianggap memiliki aturan yang sama (setiap orang dianggap akan melakukan hal yang sama), (3) Aturan tersebut dianggap bertentangan dengan sebuah aturan yurisdiksi tunggal yang berlaku (Aturan apapun akan diabaikan jika bertentangan dengan satu aturan pokok negosiasi: MENANG!).

The “Do the Right Thing Even If It Hurts” Idealist School.

• Orang yang mempunyai pandangan Idealis berpendapat bahwa proses penawaran adalah salah satu aspek kehidupan sosial bukan sebuah aktivitas spesial dengan keunikannya sendiri dalam membuat aturan.
• Seorang idealis tidak akan mengijinkan penggunaan cara – cara curang walaupun tidak melanggar aturan dalam sebuah negosiasi.
• Seorang idealis dalam melakukan suatu negosiasi mendasarkan pandangannya pada filosofi dan agama yang dianut.
• Seorang idealis mengijinkan anggapan bahwa kecurangan pada negosiasi akan menurunkan moralitas dan kepercayaan dengan teman, menghilangkan rasa tanggung jawab pada orang lain, dsb.
• Seorang idealist sangat tidak menyetujui bahwa sebuah negosiasi dianggap sebagai permainan. Negosiasi adalah sesuatu hal yang dianggap serius dan memiliki konsekuensi pada masa yang akan datang.
• Seorang idealis juga menganggap bahwa seorang poker school dianggap predator yang akan mematikan lawannya dan egois karena lebih mementingkan dirinya sendiri. The “ WhaT Goes Around Comes Around” Pragmatist School.
• Karakter orang seperti ini masih menyadari tentang tidak etisnya sebuah kecurangan dalam bernegosiasi tetapi pada situasi tertentu dia tetap melakukannya karena dianggap tidak melanggar aturan.
• Mereka lebih sering melakukan dan mengijinkan kebohongan sebagai salah satu trik negosiasi dibanding seorang idealis.
• Ada lima cara yang dilakukan seorang pragmatisme untuk memblok dan menghindari bencana untuk melindungi kepentingan mereka, yaitu: (1) Menyatakan bahwa pertanyaan itu di luar batas; (2) Menjawab dengan pertanyaan yang berbeda; (3) Menghindar dari pertanyaan tersebut; (4) Memberi pertanyaan pada diri anda sendiri; (5) Mengubah subyek dari pertanyaan tersebut.

Membangun Kesepakatan. Babak terakhir dalam proses negosiasi adalah membangun kesepakatan dan menutup negosiasi. Ketika tercapai kesepakatan biasanya kedua pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal or agreement) telah dicapai dan kedua pihak memiliki komitmen untuk melaksanakannya. Yang perlu kita ketahui dalam negosiasi tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan. Kesepakatan harus dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak, sehingga kita tidak bertepuk sebelah tangan. Karena itu, penting sekali dalam awal-awal negosiasi kita memahami dan mengetahui sikap dari pihak lain, melalui apa yang disampaikan secara lisan, bahasa gerak tubuh maupun ekspresi wajah. Karena jika sejak awal salah satu pihak ada yang tidak memiliki niat atau keinginan untuk mencapai kesepakatan, maka hal tersebut berarti membuang waktu dan energi kita. Untuk itu perlu dicari jalan lain, seperti misalnya: conciliation, mediation dan arbitration melalui pihak ketiga.

Description: TEKNIK LOBBY DAN NEGOSIASI
Reviewer: Unknown
Rating: 4.0
ItemReviewed: TEKNIK LOBBY DAN NEGOSIASI

Artikel Terkait :